首先要考虑是处于质量管理活动的哪一个阶段。
假设当前处于第①阶段，要开展的活动是识别过程中存在的问题，选择改进的领域。这时就需要过程分析类的工具。
2 . 确定质量工具要完成的任务
确定所处的阶段，选择具体质量工具并确定所要达到的目标。
例如：在过程分析类的工具中选择流程图，目的是明确现有过程的基本流程，确定过程中的关键活动、出现问题多的活动和瓶颈。
3 . 是否需要进行质量工具的组合使用
有些质量工具只是完成质量管理过程的一个局部，需要与其他工具一起使用才能满足需要。
例如：排列图可以确定对结果起主导影响的问题，如果与因果图的联用就能够对这些关键问题进一步进行原因分析。
类似的，如果计算出绩效指数，与运行图联用可以反映过程的变化趋势，再结合显著性检验可以判断出过程是否产生了显著性变化等。选择一项或多项工具组合应用要根据我们所要实现的目标来确定。
4 . 质量工具矩阵的使用
由于质量管理涉及的范围几乎覆盖了组织的所有领域，因此适用的工具和方法非常多，而且还不断会有新的工具出现。在这里推荐一个质量工具矩阵表供大家在选用质量工具时参考。
在这个矩阵表中的各行中列举了二十几种比较常用的质量工具，而在列的标题上列出了质量改进的一些主要步骤，包括过程分析、数据收集、数据整理与分析、评价与判断、原因分析、确定解决方案和过程控制七个阶段(见下表)。
大家可以先从确定的质量管理各个阶段那一列向下选，有黑色圆点的那一行所对应的行首所标明的即是该阶段所适用的质量工具。
需要说明的是标注工具，这里列举的质量工具绝不是全部标注工具，只是比较常用的而已。列出的质量管理活动阶段也只是一种形式。
例如：如果我们要对过程进行持续改进，可能会选择过程再造、全面维护管理等工具。
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