今天和大家聊聊知识管理。

说知识管理前,我们先看一个之前刘润老师讲的亲身经历。

01知识管理的价值

1999年,刘润老师加入微软,作为工程师帮助那些一年支付几十万费用的大客户解决技术难题。

产品都一样,但问题是千奇百怪的,其中99%的问题估计你这辈子都没遇到过,因为只有最奇葩的问题,客户才会付钱找你。

可以想象,这些问题有多难。

但是,绝大多数的问题钉钉网页版,微软的工程师,居然总能在几小时内完美解决。

怎么做到的?

这就要归功于微软非常受人推崇的“知识库”系统。

工程师一边接电话,一边查知识库!80%的问题,症状、原因、解决方法,早就清清楚楚地写在里面。

这些记载着“症状、原因、解决方法”的药方,是每个解决完问题的工程师,严格按照格式要求写的。

写完后,微软总部有个类似于“美国FDA”的团队,验证每篇药方的“疗效”后,才会公布到微软的“本草纲目”上。

这帮微软节省了大量的工程师资源,更帮助客户解决了无数疑难杂症。

这就是知识管理的价值。

02 初遇钉钉知识库

疫情期间,居家办公时间也多。

作为我们产品组负责人,我需要重新调整自己和团队的工作方式,以适应纯线上化、远程化的协作

其中一个很重要的工作,便是团队知识的管理。

一方面需要将以前散落在各处的资料汇总并分类好,便于查找、学习。

另一方面需要将日常工作新产生的资料沉淀下来,便于团队内同步、回看。

一个好的知识管理工具,会让你事半功倍。

期间,试用了几个耳熟能详的文档/知识库工具,都或多或少存在一些不足。

传统的知识管理工具,普遍问题包括:

而一些新型垂直类的产品,则有面临一些新的问题:

直到我团队成员推荐我试试钉钉自己的团队空间产品,最近改名回了钉钉知识库,不得不说,是一个明智的选择。

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坦白讲,我此前并没有想过会用钉钉做知识管理。

在过去,我们使用钉钉比较多的就是聊天、打电话或者做内部的审批,以及做产品研发的项目管理,零散也会写一些文档,但并没有当做主要的文档创作平台去做。

使用后才发现,钉钉「知识库」可以称得上是一个优雅的知识管理工具。

这也打破了我们团队对钉钉的认知。

这个工具是基于钉钉文档做的,能将零碎的、分散的资料重新组成你的知识库。

它适合各企业、组织、团队,甚至个人使用。

03 钉钉知识库体验

1、入口

一个不得不面对的问题是,钉钉的产品功能实在太多了,所以知识库的入口要单独讲一下。

在PC上,可以通过钉钉电脑版客户端-文档栏进入「知识库」。

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移动端,可点击「协作tab-文档-知识库」即可进入。

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2、在钉钉生产知识

先做一个简述。每个人都可以在钉钉上,按照自己的需要建立知识库,比如团队制度、项目、产品资料、学习计划等维度去建立。

你甚至还可以一键将整个confluence(一个传统企业wiki软件)内容导入,方便你迁移confluence上已有的内容。

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建立知识库后,可以通过新建、上传本地文件/文件夹来创造知识、沉淀知识。

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知识库中新建文档的功能,可谓非常强大。

可创建的文档类型包括文档、表格、脑图、白板等。

文档、表格、脑图、白板是钉钉文档的功能, 功能强大、易用性好、支持多人协作,这里不多赘述。

这里值得一提的是,新建的文档提供了大量的模块,非常实用,可直接拿来用。

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你还可以把自己创建的文档,另存为模板/知识库模板,方便自己或团队成员直接引用。

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知识库中的文档,在知识库左侧以目录树形式结构化,方便快速访问所有文档。

不仅如此,知识库首页也会以脑图的形式罗列出所有文件结构,并且支持拖拽移动文件层级和顺序。

这样管理文档,简直不要太方便了。

3、知识创作

钉钉知识库,是一个鼓励知识创作的生产力工具,它大大降低了你的创作门槛。

你可以在知识库文档里,通过+或/符号,来插入各种内容模块。

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比如,插入图片、表格、文件、脑图、流程图等常见内容。

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还可以添加日程、在线文档、项目看板、语雀文档等,引入已有内容,开展项目协作。

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还可以插入各种小工具组件,和钉钉其他功能互通,比如视频会议、投屏、待办事项、电子签名等,串联起日常工作。

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甚至,还可以插入第三平台的内容,如第三方地图、视频、音乐、UI等平台内容,避免来回切换平台。

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这样,所有的内容,都串联在了文档中,再也不需多个工具切换,不需要频繁截图,不需要来回上传、下载,不需要邮件、微信各种通知,就能完成几乎所有知识沉淀、任务、协作、项目管理等工作。

这会大大降低了团队成员的协作、创作门槛,鼓励大家去创造内容、建立链接,太酷了。

4、知识流动

同时,知识库和钉钉是深度融合的,知识库中的文档,能快速分享给钉钉好友或钉钉群。

如果文档中有@某个同事,对方可直接在钉钉对话框中收到提醒钉钉网页版,可以快速点击进入批注处。

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对比较重要的任务,还可以直接在文档中@ 成员,选择创建一个待办事项,设定负责人及截止时间,便于及时关注任务完成进度,点击图示功能栏的「创建待办任务」操作即可。

该操作直接将任务项目发送至钉钉的「待办」面板,提醒接收人去完成。

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对于项目制的任务,多数团队会采用项目面板来规划详细的任务进度时间表,钉钉工作台中提供项目面板功能,方便组织内部的项目管理。

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由于文档承载在钉钉上,能无缝衔接部分协作办公场景,比如直接插入项目看板,项目的分解任务、执行进度等等更新会动态在文档中刷新,一个方案文档就可以把握所有状态。

这对习惯于用 Word 办公的朋友来讲非常友好,管理项目进度可以在一篇 Word 中完成。在阶段性项目总结或者给领导汇报项目进度时非常实用,无需跳出钉钉文档即可浏览详细的项目进度,体验及效率大幅提升。

文档与文档之间,也支持双向链接,以引用关系的方式生成一个关系图,你可以很方便地看到某一篇材料的流动情况。

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这样文档就在钉钉中快速的流动起来。

文档只有流动,才能传递价值。

5、知识检索

能找得到的才是知识。

在知识查看与检索上,钉钉知识库设定了脑图视图来展现,文档之间结构关系一目了然。

而且,在知识库首页就可以直接在脑图上拖拽,快速高效完成文档结构的调整。

6、权限机制和安全

更为人性的是,知识库的权限管理。

我们都知道,公司或团队中的很多内容是有密级的,很多内容只是有限的人可看的。

这就需要对文档进行灵活的权限管理。

知识库的权限,能基于文件夹、单个文件添加指定人的指定权限,还能支持对个人/部门/群聊授予权限。非常灵活且易操作。

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同时,知识库文档还可显示访客水印和禁止访客复制内容,便于追溯截图泄露的人。安全措施很到位。

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7、对本地word、excel以及confluence等各类文档的兼容性

目前在线文档的整体发展方向,大多是只追求创新,追求如何在互联网用户中获得一致好评,反而忽略了 Word、Excel 本身的用户群。

最直白的,你无法让公司里面的每一个部门都习惯于在线文档。比如老师傅就习惯用Word怎么办?难道你告诉他,必须下载一个XX软件,再去学一学?

其实,大多数人依然习惯于使用 Office 文件,创建一份Word、Excel文档。这是微软 Office 的强大,每一次新版本都会向下兼容,包括兼容早期 2003、2007 等版本。

这也是这些在线文档产品,需要考虑的。互联网不能放弃一部分人,甚至一大部分人,不要为了极致忽略用户的实质需求。

这一点,目前来看钉钉文档是对兼容本地Office文件考虑比较多的一家。

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还有不少厉害的功能,如公开发布+审批、权限默认继承、无限嵌套等,我不再赘述。

可自行体验,相信不会让你失望。

04 小结

在团队中使用钉钉知识库后,整体来看,这是一款优雅高效而安全的知识管理工具。

个人使用体验来说:

1、知识库基于钉钉文档而设计,每个人都能按需打造专属的知识管理系统

大公司的产品,基础能力、基础服务还确实不一样。功能强大不说,使用过程很流畅、学习成本也低,基本上不用专门的去学习就能使用。当然如果是要搭建知识体系,就需要先想清楚。

2、大大降低了知识生成、知识创造门槛

已有文档直接上传,大量工作模板,直接能拿来用。文档中还可引入各种形态的内部、外部内容,鼓励大家在工作中生成内容、创造内容、沉淀内容。

3、优秀的文档管理能力

拖拖拽拽就能完成文件结构管理,所有内容结构化呈现。增加、删除、修改、查询文档内容很方便。

4、和钉钉深度融合,快速完成文档流转,让知识流动起来

可@团队成员,可在文档中分配任务、跟进项目进度,可快速完成项目总结和汇报,并且通过链接钉钉聊天、会议、待办、日程、审批等服务,传递文档价值。

5、灵活的权限控制和安全机制,兼顾效率和安全

6、对本地word、excel以及confluence等各类文档的兼容性强

总之,钉钉知识库目前我和我的小团队用得很爽。

选好工具,事半功倍。

做企业或团队知识管理,用钉钉「知识库」就够。


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